La piattaforma informatica, specificamente ideata e realizzata dal Centro informatico della Crusca in collaborazione con Progettinrete per questo progetto, utilizza la tecnologia intranet/internet e prevede una architettura basata su tre ambienti:

• l’ambiente di schedatura e controllo, ad uso degli operatori della schedatura e digitalizzazione
• le procedure di indicizzazione e consolidamento dei dati in vista della pubblicazione
• l’ambiente pubblico per la pubblicazione e la consultazione della banca dati

Il primo ambiente, riservato agli operatori incaricati della schedatura e digitalizzazione dei manoscritti, prevede l’utilizzo di una piattaforma online di schedatura disegnata secondo le specifiche del progetto.
Il sistema consente di definire livelli di accesso differenziati, di modo che possano essere definiti operatori con permessi differenti; le schede prima di andare online sono validate dagli operatori incaricati della revisione. La preparazione della immagini e i relativi metadati è a cura degli operatori del laboratorio fotografico.

Le schede revisionate e marcate per la pubblicazione sono prese in carico da una procedura schedulata; i dati vengono consolidati e normalizzati; sono eseguite le procedure di indicizzazione e successivamente i materiali, gli indici e gli altri dati necessari vengono trasferiti nell’ambiente di pubblicazione.

L’ambiente di consultazione è costituito dal sito internet della banca dati; l’accesso è libero e gratuito, come si conviene ai siti che disseminano i risultati dell’attività scientifica finanziata con risorse pubbliche o da enti pubblici. Il rispetto dei principi di usabilità e accessibilità e la grafica responsive consentono di valorizzare e di rendere fruibile i risultati della ricerca a tutti gli interessati.